Adjoint administratif et spécialiste de projets à bord

Objectif du poste

Fournir un soutien administratif au service de l'exploitation en cabine, en mettant l'accent principalement sur les unités opérationnelles de la formation en cabine ainsi que de la réglementation et des normes en cabine.

Principales responsabilités

• Planifier toutes les exigences de formation tierces, y compris la facturation de fin de mois et les comptes à payer et à recevoir.
• Planifier des réunions, des conférences téléphoniques et des rendez-vous tout en gérant des priorités concurrentes.
• Participer à des conférences téléphoniques et à des réunions, rédiger les procès-verbaux au besoin et effectuer les suivis nécessaires.
• Agir à titre de modérateur en cabine pour JazzNet, responsable du développement et de la mise à jour de toutes les pages.
• Gérer le programme Cheers for Peers.
• Superviser et coordonner les réparations nécessaires dans les installations de formation (y compris les problèmes informatiques).
• Coordonner le processus d'embauche des nouveaux agents de bord en consultation avec le gestionnaire de la qualité et des normes de la formation en cabine et les responsables de la prestation de la formation en cabine.
• Trouver de nouveaux équipements de formation, avec l'autorisation du gestionnaire de la qualité et des normes de la formation en cabine.
• Collaborer avec les Opérations aériennes et la Réglementation et les normes en cabine pour la création du sujet d'information mensuel du mois.
• Élaborer et tenir à jour les formulaires électroniques du service.
• Collaborer à l'élaboration et à la publication du bulletin d'information en cabine, y compris la rédaction et la publication de notes de service internes et en veillant à ce que le contenu soit téléversé sur JazzNet.
• Tenir à jour la liste actuelle des formateurs à temps partiel, en s'assurant de son exactitude dans UKG, distribuer les mises à jour par l'intermédiaire de Teams et fournir la liste mensuelle finalisée au syndicat.
• Tenir à jour la documentation sur l'attrition des nouveaux embauchés, y compris le suivi et la production de rapports sur les motifs de départ des employés.
• Gérer le tableur des salles de classe de tiers et de Toronto (YYZ).
• Mettre à jour les listes de vérification du retour au travail en vérifiant les renseignements sur la formation par rapport aux plans de formation.
• Aider à l'intégration des nouveaux formateurs, c'est-à-dire les demandes de cartes d'accès, l'accès à JazzNet, la liste des noms des appareils portatifs (HHD) à Air Canada.
• Gérer la page des nouveaux agents de bord de JazzNet et la page de la formation en cabine – modérateur JazzNet.
• Faire le suivi et la surveillance de l'utilisation des iPad de formation et des dépassements de données, y compris l'examen et l'approbation de la facturation connexe pour assurer le contrôle des coûts et le respect des normes de l'entreprise.
• Soutenir l'équipe de gestion de la formation en cabine dans les fonctions administratives et les projets assignés.
• Soutenir l'équipe de gestion de la formation en cabine pour la saisie, l'examen, l'analyse et la production de rapports statistiques.
• Soutenir la planification, la coordination et les initiatives en cours, en fournissant un soutien et une supervision de la gestion de projets pour assurer l'alignement avec les objectifs opérationnels et organisationnels.
• S'acquitter de ses fonctions conformément aux politiques et procédures établies en accordant une importance primordiale à la sécurité personnelle, ainsi qu'à celle de ses collègues et des clients.
• S'acquitter d'autres tâches connexes, selon les besoins.

Qualifications requises

• Minimum d'un (1) an d'expérience en administration de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneDrive).
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais, car elles sont nécessaires pour communiquer avec des clients internes et externes à l'extérieur du Québec.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler avec peu de supervision.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Capacité d'écoute et de soutien envers les clients internes et de l'extérieur.
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation.
• Capacité à travailler de manière autonome ou au sein d'une équipe.
• Déplacements occasionnels.

Remarque : La maîtrise ou la connaissance pratique de la langue française (orale et écrite) est requise pour les postes à Montréal.

Qualifications privilégiées

• Diplôme d'études collégiales ou certificat en administration de bureau.
• Maîtrise ou connaissance pratique de la langue française.
• Familiarité avec etrip, eforms, Jazznet, Crewtrac, etc.
• Professionnalisme et capacité à traiter des renseignements hautement sensibles/confidentiels.
• Capacité à travailler dans un environnement opérationnel en évolution rapide et axé sur les échéances.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler avec peu de supervision.
• Solide compréhension du jargon de l'industrie.

Avantages de vous joindre à notre équipe primée

• Profitez de programmes de voyages exclusifs pour les employés sur l'ensemble du réseau d'Air Canada, ce qui vous donne, à vous et à votre famille, accès à des destinations incroyables.
• Assurez votre bien-être financier à long terme grâce à nos programmes concurrentiels d'épargne-retraite soutenus par l'employeur (régime de retraite à cotisations déterminées ou REER collectif volontaire) pour les employés permanents.
• Bénéficiez d'un ensemble complet de santé et de mieux-être, comprenant une assurance maladie, dentaire, vie et accidents pour vous protéger ainsi que vos proches.

À propos de Jazz Aviation LP

Jazz Aviation LP (Jazz) est le plus important transporteur aérien régional au Canada et le principal exploitant d'Air Canada Express d'Air Canada, reliant les personnes et les collectivités à environ 70 destinations en Amérique du Nord.

Comptant plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un objectif commun et soutenu par des programmes et des politiques qui favorisent la sécurité, la diversité et le mieux-être. Jazz est fière d'être reconnue pour son ferme engagement envers les gens et la culture. Visitez notre page sur les prix et la reconnaissance de l'entreprise pour en savoir plus sur les honneurs que nous avons mérités.

Joignez-vous à notre équipe primée et contribuez à façonner l'avenir de l'aviation régionale !

Notre engagement envers la diversité, l'équité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre milieu de travail accessible et inclusif. Pour favoriser votre réussite, nous pouvons offrir des mesures d'adaptation pour les personnes ayant un handicap, telles que des ajustements ou des mesures d'aide pour éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un soutien en matière d'accessibilité, veuillez communiquer avec nous à l'adresse taleosupport@flyjazz.ca.

Jazz valorise la diversité et nous habilitons nos employés à favoriser une culture interne d'inclusion. Jazz s'engage à offrir des chances équitables d'emploi et d'avancement professionnel et nous travaillerons continuellement à créer des milieux de travail inclusifs et accessibles pour maximiser le potentiel de chacun ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Répondre aux besoins des passagers est essentiel à notre réussite et nous reconnaissons l'importance d'une main-d'œuvre qui reflète les collectivités que nous servons.